​​​​​​​​​​​​​​原文出處 / パソナ みんなの仕事Lab

商業書信的基本規則與禮儀
 
在工作的時候最不可或缺的溝通工具就是E-mail，與私下寫信不同的是，商業書信具有基本規則以及相對應的禮儀。
若不遵守商業書信的基本禮儀，不僅有損與對方的信賴關係，也有可能會產生更複雜的狀況。
所以這次針對寄送日文商業書信時必須注意的基本規則，以及絕不失敗的五大重點來做詳細介紹！

▶基本商業書信的構成

① 打招呼（挨拶） 
例) いつもお世話になっております。

② 簡單介紹自己（名乗り）　
例) ABC株式会社の山田です。

③ 主要事項（要件）　
例) 先日ご依頼いただきました資料をお送りいたします。

④ 結尾（結び）　
例) ご査収の程よろしくお願いいたします。

▶商業書信須注意的地方

1. 需填寫對方的名字
信件的第一行要寫對方的名字，根據對方的職稱和所屬組織會有不同的書寫方式。

◆對方有職稱的話，必須在名字前面填寫對方的職稱
例)
ABC株式会社
営業部
部長　田中　一郎 様

◆如對象是團體的情況，會使用「御中」來代替「様」
例)
ABC株式会社
営業部 御中

◆寄送給多數人的話，會使用「各位」，意思相同於「皆様」。
例)
ABC株式会社
営業部 各位

2. 如何正確使用TO・CC・BBC

基本來說，TO是主要的傳送對象，CC(副本)是與信件內容共享的對象，而BCC(密件副本)是隱藏於TO以及CC之下的對象，所以信件的其他對象是不會看到的。若不知道如何判斷的話，就請示前輩或是主管吧！

3. 要注意如何使用附件檔案

若是想要在信件上插入檔案的話，除了要在文中說明，也需要注意以下事項。

◆附件檔案的內容：
需確認是否附到不可公開於公司外，或是含有個人資料的檔案

◆附件檔案的大小：
若欲傳送大容量的檔案，可以使用雲端空間，但需事先確認對方的公司是否有資安疑慮而有不能使用的情況。

◆附件檔案的格式：
對方的電腦可能會無法打開含有圖表的檔案格式。寄送之前，建議先將檔案格式轉成PDF檔讓對方可以瀏覽。

▶原則上在１個工作日內回信

收到信件後，為了不造成對方不安或是不愉快，原則上在１個工作日內回信是基本禮儀。根據信件內容不同（調整報價或是時程等），確認和回覆可能需要耗費時間，即使在這個情況下，建議也先簡單以「內容已確實收到，正在確認中」等信件告知對方喔！

▶如何正確使用E-mail和電話

E-mail雖然是方便的聯繫工具，但並非是所有情況中最佳的聯絡方式。
緊急的時候，打電話確實比用E-mail還可以直接傳達事情給對方。舉例來說，若是不小心將內容不正確的信件寄給對方的話，趕緊先用電話道歉，然後再寄送更正過後的信件，才是最正確的方法。
另外，若是寄送的信件內容當中，有重要的內容以及複雜事項的話，使用電話再補充說明會比較好。

日文商業書信絕不失敗的五大重點！

重點① 信件主旨要簡單易懂

基本上信件的主旨要讓對方一眼就可以分辨內容為何。請不要長篇大論，妥善使用【　】(　)等記號，用簡單易懂的方式傳達是非常重要的喔！

重點② 先報告結論（重點）

商業書信先報告結論是很基本的。讓對方在開啟信件時可以馬上理解，建議可以先簡潔地陳述結論，然後再繼續說明原因和詳細資訊，可以比較容易傳達給對方喔！

重點③ 換行以及插入逗號

內容文字黏在一起會對眼睛會造成負擔，適度地換行以及插入逗號可以使讀者更方便閱讀。

例）
いろは株式会社
営業部
部長　岡田　一郎　様

いつもお世話になっております。
ABC株式会社の山田太郎です。

弊社の新サービスの発表会についてご案内させていただきます。
――――――――――――――――――――――――――――――――――
■日時
2020年8月1日(土)14:00～16:00　※受付開始13:00

■会場
大手町ホテル本館2F　大ホール
（東京都千代田区大手町0-0-0）
――――――――――――――――――――――――――――――――――

ご不明な点がございましたら、ご連絡いただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。

重點④ 注意不要長篇大論

商業文書的用意是要確實地傳達主要事項給對方，若是過於長篇大論會難以閱讀，也有可能讓對方漏看重要內容，盡量用不需要滾動畫面的篇幅即可！

若一定要寫長文可以在前面打上「長文となってしまい申し訳ありませんが、ご一読のほどお願いいたします」這類道歉的句子。

重點⑤ 放上自己的簽名檔

在結尾的文章後請放上自己的簽名檔。就像是E-mail上的名片，可以將名片的資訊放上去，例如:名字、職稱、公司地址、電話號碼以及E-mail帳號等資訊。做好模板之後，每當寫信的時候就可以在信件的設定裡面追加上去喔！

​​​​​​​

簽名檔例）
―――――――――――――――
山田　太郎
ABC株式会社　営業部
東京都千代田区大手町0-00-0
000-0000-0000(内線：500)
yamada@abcabc.jp
―――――――――――――――

若想每月收到最新辦公實用小資訊，立即加入保聖那官網會員，將會每月收到實用資訊以及精選職缺電子報！