​​​​​​​​​​​​​​原文出處 / パソナ みんなの仕事Lab

在工作的時候，想必會有不少參與會議的機會。或許就在某天，主管會突然跟你說「今天的會議紀錄就交給你了！」也說不定。那麼接到指派的你，能夠正確書寫會議紀錄嗎？

首先「會議紀錄」就是會議中將「決定事項」以及「討論事項」簡明扼要撰寫後，可以隨時瀏覽的文件。留下的會議紀錄不僅提供給參與會議的人，也能讓無法參與會議的相關人員得到會議資訊。若是會議紀錄遺漏了重要內容，有極大可能會造成相關人員的麻煩，所以這次將介紹會議紀錄的撰寫方式以及注意重點！

▶不管誰看了都能懂！會議記錄的基本組成

根據不同的公司以及部門，會議紀錄的基本模板可能會有所不同，所以若是不確定的話，建議先詢問主管或是前輩看看喔！

1. 主要事項 (召開日期、參加者等)

主要事項有「會議名稱」、「召開日期」、「地點」以及「與會者」等等。
在記錄「與會者」時，必須要注意排序。如有外部公司的與會者，必須要填寫職稱。內部員工的話，須把職稱拿掉，依照職位高低來排序。如只有內部員工的會議的話，職稱可寫可不寫喔！

2. 議程 (討論內容)

明確地記錄會議目的以及進行了什麼樣的討論，並確保以後回顧文件時可以知道與會者說了什麼。所以盡量記錄每個人的發言，將同個人的發言統整後簡明扼要地記錄下來吧！

3. 決定事項

除了記錄會議決定的內容，也要記錄決定的過程，讓沒參加會議的人觀看時可以容易理解，另外，若是有待處理的事項的話也一併記錄起來吧！

4. 之後的Action

除了記錄決定事項由誰負責，並負責到什麼時候，也要記錄之後的Action為何，以及下次會議的日期和時間喔！

▶完美整理會議記錄的三大秘訣

一般來說，會議記錄必須要在記憶還鮮明的時候寫完，所以最好在會議召開當日或是隔日的中午之前發布出去。那麼，該如何快速並且完美整理會議紀錄呢？

●事前掌握會議的目的跟課題

以5W2H為基準，將原本知道的資訊在會議前先查詢吧！
※5W2H：
When：何時 / Where：何地 /  Who：誰 / What：做什麼 / How：如何做 / Why：為何做 / How Much/How Many：多少(量詞)

●活用筆記和錄音裝置

要是太專心於寫筆記的話，反而會無法掌握會議的流程。所以建議可以拍攝會議當中使用的白板，或是使用手機的錄音裝置，因為除了仰賴記憶，能夠正確地記錄會議才是最重要的！
把重點條列式紀錄而非流水帳式對話
在書寫日文的情況下，因為「です・ます」（敬體）會讓文章看起來很長，所以請使用「だ・である」（常體）。條列式地書寫會比較容易閱讀，也可以較清楚地傳達內容喔！

●重點

實際上在記錄會議的時候，會很容易把日文的敬體和常體混在一起，或是把發言的內容沒有經過修飾就記錄下來。所以在填寫會議紀錄的時候，一定要將內容重新看過一遍，用客觀的角度，確認讓沒有參與會議的人也能夠容易理解。除了用電子郵件傳送會議紀錄，若需要列印下來讓同事們查看，盡量整理成一眼就可以掌握內容的篇幅，內容約是一張A4的大小。

▶到底該怎麼寫？以下是日文的會議記錄基本模板！

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会議議事録

■作成日：2020年9月1日
■作成者：太田
■会議名：展示会出展の販促物に関する検討会議
■日時：2020年9月1日 10時00分～10時30分
■場所：B会議室
■参加者：若松部長、田中、東元、太田
■議題：展示会出展の販促物について
■議論内容
「展示会では新製品をアピールしたい」（田中）
「スペースの都合上、販促バナーの掲載枠は2製品分」（太田）
「A製品とB製品ではどうか」（田中）
■決定事項
・展示会の販促バナーにはA製品とB製品を掲載、若松部長承認済
・販促バナーのラフデザインを9/8（火）までに作成（担当：東元）
■次回会議について
9/9（水）ラフデザインの検討会議
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