工作的「緊急請求郵件」 該如何填寫呢?三大重點須知!
2022-06-09
原文出處 / パソナ みんなの仕事Lab
拜託別人是非常難以說出口的,若是要寫成郵件的話,難度就會更上一層。這時如果能妥善寫出讓對方欣然接受的「請求方式」,就會較容易讓對方說出"YES"。
▲「緊急請求郵件」不可或缺的三大重點
透過郵件聯繫是看不到對方的,所以想讓對方接受委託,請務必要在內容上注意這三大重點,並回想過去平常發的郵件內容,再次閱讀自己寫下的文字。
1. 具體寫出委託理由和委託內容
爲了使對方能夠順利地判斷是否接受委託,需要儘可能具體表示委託的內容以及對對方的要求。在委託內容中,詳細地寫下「什麼東西」、「到什麼時候爲止」、「想做什麼」等。如果委託的內容很多,建議使用條列式等簡單易讀的方法撰寫喔!
2. 選擇使用具有誠意的詞彙
在面對面的交流中,雖然可以透過表情或聲音表達自己的想法和誠意,但是郵件的表達只限於文字。因此若想要讓對方接受委託,委託人認真以及謙遜的姿態是非常重要的。
在重要的郵件內容上更需多花點心思,尤其第一次給對方發郵件時「はじめてご連絡させていただきます。●●株式会社の▲▲と申します」、「ご多用中とは存じますが、何卒ご検討いただけますようお願い申し上げます。」可使用這類的句子來表達對對方的誠意。
3. 滿足對方的「承認欲求」(しょうにんよっきゅう)
拜託別人時,「只能拜託〇〇さん了!」傳達這樣強烈的動機是非常重要的。人們只要感受到「自己是被需要的」「得到別人的認可」=「承認欲求」,就會容易積極地給予回應。
▲結合「貼心表現」,讓對方說出"YES"
根據上述3點,表達出設身處地著想的「貼心表現」可以更容易使對方說出"YES"。以下介紹幾個不同場景可使用的表達方式。
• 拜託的時候:
「折り入ってのご相談がございます」
• 文末的表現:
「~いただけましたら幸いです」「~いただくことは可能でしょうか」
• 緊急拜託的時候:
「突然のお願いで恐縮ですが」「急なご依頼となり申し訳ございませんが」
• 新增期限的時候:
「たいへん勝手ではございますが」「ご多用中のところ誠に恐縮ですが」
• 期限快要到期的時候:
「差し迫ってのお願いで恐縮ですが、ご協力をお願いできませんでしょうか」
▲「緊急請求郵件」的文章例
基於以上說明的要點,最後舉出一個文章例,粗體紅字為特別撰寫的句子。
(向公司內其他部門協助調查時的委託郵件)
-----------------------------------------------------------------------------
〇〇部 ●●様
お疲れ様です。総務部の▲▲と申します。
突然のご連絡、失礼いたします。
このたび総務部では、より良いオフィス環境作りを目指し、
社内の自動販売機利用に関するアンケート調査を実施することとなりました。
急なお願いで申し訳ありませんが、
下記のアンケートにご回答の上、●月●日(金)までにご返信いただけませんでしょうか。
皆様からの回答結果をもとに、今後の参考にさせていただきます。
忙しい中、お手数をおかけしますが、ご協力いただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。
-----------------------------------------------------------------------------
※不僅具體撰寫了委託理由以及委託內容,還加上「突然のご連絡、失礼いたします」「急なお願いで申し訳ありませんが」等委婉的表達方式。「藉由這個問卷也可以讓職場的環境變得更好」,像這樣特別撰寫了對方也有好處的資訊也是一大重點。
▲結論
委託郵件撰寫完畢之後,一定要在發送之前,用「自己都可以接受這樣的請託」的觀點再次閱讀一遍。而且這次介紹的郵件內容也可以應用在電話上面,讓看不見對方的情況下,也可以建立良好的關係,好好磨練溝通的技巧!
若想每月收到最新辦公實用小資訊,立即加入保聖那官網會員,將會每月收到實用資訊以及精選職缺電子報!