原文/仕事Lab-シゴ・ラボ

商用E-mail最容易出錯的地方就是寫錯字。寫信的時候經常不會注意到，但是按下傳送鍵之後才發現自己寫錯。以下文章將介紹如果寫錯字如何處理以及事前如何預防。

一發現錯誤的話趕緊寄道歉信給對方吧！

如果在發送信件時發現錯別字或是漏字的話，趕緊道歉吧！道歉信件中最重要的是「迅速」傳達「誠意」。

但切忌過於著急，因為匆忙寄送的道歉信件中可能也有錯別字…！為了避免這種情況發生，請特別小心不要又寫錯字，並在發送前仔細檢查。

要更正的項目別・道歉文範例（日文）

道歉信件中當然需要包含鄭重道歉的心情，但是也必須簡單明瞭地寫清楚「哪裡寫錯了」以及「什麼是對的」。

在信件主旨寫上【訂正】【再送】等文字，就可明確地表示信件的更正以及道歉。以下日文文章將示範遇到不同出錯狀況時該如何道歉。

■將對方的名字寫錯時

さきほどのメールにて、●●様のお名前を誤って記載してしまいました。
ご不快な内容をお送りしてしまい、大変申し訳ございません。
何卒ご容赦いただけますよう、よろしくお願い申し上げます。

■時間寫錯的時候

さきほどお送りしたメールに記載した訪問日時に誤りがございました。
申し訳ございませんが、下記をご確認いただけますようお願いいたします。

【誤】●月●日（月）午前10時～
【正】●月▲日（月）午後1時～

※商品名などを誤った場合も、同様に正誤をわかりやすく記載しましょう。

■附錯檔案的時候

さきほどお送りした添付ファイルについて、一部内容に誤りがございました。
誠に申し訳ございませんが、破棄していただけますと幸いです。
取り急ぎ、正式な内容のファイルを再送いたします。

【添付ファイル　1件】
●●提案書．doc

但要是對方寫錯的話，要如何委婉地指出對方的錯誤呢？

相反地，要是對方的信件寫錯的話，要如何回信給對方呢？

假如要是對方附錯檔案的話，回覆對方「添付ファイルが間違っているので、再送してください。」的話會有點太過於直接。遇到這種情況的時候，建議回覆「さきほどのメールに、他社様宛の見積書が添付されているようです。恐れ入りますが、再送いただけますでしょうか。」會比較委婉、禮貌許多喔！

重點在於，需要避免斷定對方的錯誤，使用「～ようです」（好像）這類較為委婉的用詞，在請託重新寄送信件時，使用「恐れ入りますが」（不好意思）這樣的緩衝語。

按下傳送鍵前，再自我檢查一次防止出錯吧！

儘可能避免錯別字或是漏字。請參考以下的Check List，在寄送信件之前先好好地重新閱讀整個郵件吧！

●收件者以及信件地址是否正確

●TO、CC、BCC是否正確

●信件主旨是否具體且簡潔清楚

●對方的部屬名稱、名字是否正確

●是否漏掉了信件前頭的問候語

●正文中是否有錯別字或漏字

●日期或時間等容易出錯的內容是否正確

●附檔是否正確，有沒有忘記附檔

結論

若自己出錯，就誠心誠意地道歉，如果對方出錯的話，就委婉地指正吧。雖然商用E-mail的溝通上會比較困難一點，但只要記得誠懇地回覆，就可以給對方留下好的印象喔！